Актуальні новини
Шановні клієнти і партнери, повідомляємо, що з 1 січня 2018 року наша компанія цілком і повністю переходить на електронний документообіг.
Це означає, що паперові документи (у тому числі рахунки і акти) більше не видаються нашою компанією і, за можливості, не приймаються до обробки паперові документи, видані іншими особами (зазвичай, постачальниками).
Статтею 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, а допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Окрім того, згідно зі статтею 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис» електронний цифровий підпис (ЕЦП) за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо ЕЦП відповідає певним умовам. Такі ЕЦП, а також засоби їх перевірки, є зараз в усіх юридичних і фізичних осіб, хто веде підприємницьку діяльність. Ви вже застосовуєте електронний документообіг під час роботи з банком і під час подання електронної звітності і використання державних електронних сервісів.
Всі державні службовці і інші особи, які зобов’язані подавати е-декларації, мають і використовують ЕЦП, як мінімум, під час підписання таких декларацій.
Водночас, частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прямо передбачається застосування первинних електронних документів на рівні інших.
Сучасні версії кодексів судочинства також прямо передбачають подання і зберігання електронних документів в якості доказів як є, тобто в електронному вигляді.
Роздруковувати будь-які електронні документи з метою зберігання або для подальшого пред’явлення заздалегідь у паперовому вигляді закон жодним чином не вимагає.
Частиною 6 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачене самостійне виготовлення паперових копій таких документів на вимогу відповідних органів лише в межах повноважень цих органів, передбачених законами. Фактично існуючий обсяг повноважень контролюючих органів дозволяє їм вимагати копії документів, але формально ніде, в жодному законі не зазначено про візуальні (паперові) копії. Коли мова йде про копії, “засвідчені підписом” це само по собі не означає, що документ має бути паперовим, адже підпис також може бути електронним. Отже, під час взаємодії з державними органами в цих питаннях слід виходити з принципів добросовісності і розсудливості, з урахуванням того, що електронні документи є, як правило, зручнішими за паперові у використанні з метою перевірки, а друк великої кількості сторінок генерує неосяжні для людського розумового аналізу хащі, призводить до зайвих витрат і ніяк не сприяє здійсненню повноважень контролерів.
Більше того, ми можемо сміливо стверджувати з усією відповідальністю, виходячи з досвіду співпраці з органами Державної фіскальної служби, що
під час здійснення перевірок уповноважені особи дуже сприятливо ставляться до пред’явлення їм саме електронних первинних документів і вкрай рідко, вибірково і лише у виключних випадках вимагають надати їм паперові копії. Ніхто і ніколи не вимагає друкувати документи суцільно.
Лише як приклад, можна з цього приводу почитати Лист ДФС від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15, де, незважаючи на нечіткі висновки про про “надання копій документів” (п. 85.8 ст. 85 Податкового кодексу України не містить слов “на папері”) податкова в цілому схвально ставиться до практики застосування електронних документів. Дійсно, в самих органах ДФС ця практика давно є сталою.
Окремо слід підкреслити важливу деталь. Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора. Його копія на папері є візуальним поданням на папері, яке засвідчене у встановленому порядку. Таким чином, за наявності файла з підписами, ніхто не вправі вимагати у вас копії з “синіми чорнилами”, “мокрими печатками”, “власноручними підписами” ваших контрагентів. Максимум — це роздруківка в довільній формі з вашою позначкою “згідно з оригіналом” або іншим аналогічним написом, до якого іноді додають ще роздруківку протоколу перевірки сертифікату підпису (підписів).
“Переваги електронних документів над паперовими”
- Попри розхожій думці, що межує з забобонністю, мовляв, зберігати папери треба для власного спокою, бо електронні документи можна стерти внаслідок аварій або вірусів, електронні архіви значно надійніші, у разі збереження в хмарах — не вражаються аваріями, дітьми або кавою. Пожежі, паводки і залиття трапляються не рідше, ніж “вірус Пеця” і тому подібні негаразди.
- Електронні документи значно дешевші в зберіганні і зручніші для пошуку і обробки інформації в автоматичному режимі.
- Електронні документи значно швидше і безкоштовно пересилаються.
- Жодний державний орган, жодний чиновник не взмозі не прийняти у вас електронний лист або ухилитися від надання розписки в його отриманні з точною позначкою часу.
- Можна відтворити скільки завгодно екземплярів оригіналу електронного документа, знов таки, швидко і безкоштовно.
- Електронний документ, засвідчений ЕЦП, неможливо підробити шляхом внесення непомітних виправлень. За умови використання вами надійного паролю, ЕЦП неможливо несанкціоновано застосувати, навіть у разі викрадення файла-ключа.
- Електронний документ неможливо вилучити так, щоб ви у подальшому не змогли ним скористатися або пред’явити в якості доказу. За умови дотримання певних правил (наприклад, хмарні резервні копії), зловмисники не можуть знищити електронний документ.
- Електронні документи, на відміну від паперових, не викликають алергії на пилюку. Оскільки вони майже не займають місця, вкрай неймовірно, що ви можете спіткнутись об купу електронних документів і зламати собі ноги. Ви також не можете порізатись об край електронного документа, проколоти собі руку, прошиваючи електронні документи, або відрубати палець різаком для електронних документів.
- Під час виготовлення електронних документів не псуються дерева, які необхідні людству для дихання і милування, а не заради виготовлення тон нікчемних папірців.
Захистіть дерева! Вимкніть свій принтер!
